Privacybeleid


1. Toepassingsgebied van het privacybeleid

Dit Privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Vintagefibers in verband met de online verkoop van meubels, woonartikelen en bijbehorende accessoires aan consumenten in Nederland.

De verwerking van persoonsgegevens kan betrekking hebben op onder andere het bezoeken van de website, het bekijken van producten, het plaatsen van bestellingen, betalingen, leveringen, klantenservice, retourzendingen, terugbetalingen en verzoeken na aankoop.

Dit beleid beschrijft:

  • Welke persoonsgegevens kunnen worden verzameld;

  • Uit welke bronnen deze gegevens afkomstig kunnen zijn;

  • Voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt;

  • Welke rechtsgrondslagen van toepassing kunnen zijn;

  • Hoe gegevens kunnen worden gedeeld met dienstverleners en andere ontvangers;

  • Hoe internationale gegevensoverdracht, bewaartermijnen en beveiliging worden beheerd;

  • Welke rechten consumenten hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens;

  • Hoe contact kan worden opgenomen met Vintagefibers.

Vintagefibers verwerkt persoonsgegevens alleen voor doeleinden die verband houden met de aangeboden diensten en volgens de toepasselijke privacywetgeving, waaronder waar van toepassing de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Websitebeheerder en verwerkingsverantwoordelijke

Vintagefibers is eigendom van en wordt beheerd door de in de Verenigde Staten geregistreerde onderneming VINTAGE FIBERS LLC.

Voor persoonsgegevens waarvoor VINTAGE FIBERS LLC de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt, treedt de onderneming op als verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkingsverantwoordelijke:
VINTAGE FIBERS LLC

Naam van de website:
Vintagefibers

Bedrijfsnaam:
VINTAGE FIBERS LLC

Adres:
576 KYLAR DRIVE, PALM BAY, FL 32907, Verenigde Staten

EIN:
99-2853774

Telefoon:
+1 (305) 531-1482

E-mail:
info@vintagefibers.com

Openingstijden klantenservice:
Maandag tot en met vrijdag, 08:00 tot 18:00 uur (Eastern Time, VS).

Normale vragen die op werkdagen via e-mail worden ontvangen, worden doorgaans binnen 24 uur beantwoord.

3. Persoonsgegevens die wij kunnen verzamelen

De categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt, zijn afhankelijk van de functies die de consument gebruikt en de diensten die nodig zijn om een aankoop uit te voeren.

Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens:

  • Voor- en achternaam;

  • E-mailadres;

  • Telefoonnummer;

  • Bezorgadres;

  • Factuuradres, indien van toepassing.

Gegevens met betrekking tot bestellingen:

  • Bestelnummer;

  • Producten en aantallen;

  • Bestelbedrag;

  • Datum en status van de bestelling;

  • Bezorginformatie.

Gegevens met betrekking tot transacties en betalingen:

  • Betalingsstatus;

  • Transactiebedrag;

  • Informatie die noodzakelijk is voor de verwerking van de betaling.

Gegevens met betrekking tot klantenservice:

  • Inhoud van vragen of verzoeken;

  • Communicatie met betrekking tot bestellingen;

  • Gegevens over retourzendingen en terugbetalingen;

  • Foto’s of andere informatie die vrijwillig door de consument wordt verstrekt om een probleem te beschrijven.

Technische gegevens:

Afhankelijk van de daadwerkelijke configuratie van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

  • IP-adres;

  • Browserinformatie;

  • Apparaatgegevens;

  • Navigatiegegevens;

  • Cookies en vergelijkbare technologieën;

  • Technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website.

Het feit dat een bepaalde categorie in dit privacybeleid wordt genoemd, betekent niet dat deze gegevens in elke situatie worden verzameld.

4. Bronnen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld via interacties tussen de consument en Vintagefibers.

De gegevens kunnen afkomstig zijn uit de volgende bronnen:

  • Gegevens die worden ingevuld tijdens het afrekenen;

  • Bestellingen die via de website worden geplaatst;

  • Communicatie via e-mail of telefoon;

  • Verzoeken voor retourzendingen, terugbetalingen of klantenservice;

  • Foto’s of documenten die vrijwillig worden verstrekt;

  • Technische gegevens die tijdens het gebruik van de website worden gegenereerd;

  • Cookies en vergelijkbare technologieën, afhankelijk van de instellingen en keuzes van de consument;

  • Betalings- of leveringsinformatie die wordt ontvangen van betrokken dienstverleners.

De vermelding van een bepaalde gegevenscategorie betekent niet dat deze gegevens altijd of in alle gevallen worden verzameld.

5. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Het aanmaken, controleren en beheren van bestellingen;

  • Het verwerken van noodzakelijke betalingsinformatie;

  • Het voorbereiden en organiseren van productleveringen;

  • Het verstrekken van informatie over de bestelling en verzending;

  • Het beantwoorden van vragen aan de klantenservice;

  • Het behandelen van retourzendingen, terugbetalingen en ondersteuning na aankoop;

  • Het controleren van transportschade, afwijkingen of problemen met producten;

  • Het onderhouden van winkelwagen- en afrekenfuncties;

  • Het identificeren van technische problemen of ongebruikelijke activiteiten;

  • Het beschermen van de website en transactieverwerking;

  • Het voldoen aan boekhoudkundige, fiscale of andere wettelijke verplichtingen.

Wanneer analyse- of marketingtools worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, wordt de betreffende verwerking uitgevoerd nadat de consument hiervoor toestemming heeft gegeven, indien dit volgens de toepasselijke regelgeving noodzakelijk is.

6. Rechtsgrondslagen voor de verwerking

De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is afhankelijk van de specifieke verwerking.

De verwerking kan gebaseerd zijn op:

Uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende maatregelen:

Voor het verwerken van bestellingen, betalingen, leveringen en verzoeken die rechtstreeks verband houden met de aankoop van producten.

Wettelijke verplichtingen:

Wanneer bepaalde gegevens moeten worden verwerkt of bewaard op basis van toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang:

Wanneer van toepassing voor de beveiliging van de website, het voorkomen van ongebruikelijke activiteiten, technisch beheer of het bewaren van noodzakelijke operationele gegevens, waarbij rekening wordt gehouden met de rechten en belangen van de consument.

Toestemming:

Wanneer toestemming vereist is voor bijvoorbeeld niet-noodzakelijke cookies, bepaalde marketingactiviteiten of andere verwerkingen die gebaseerd zijn op de keuze van de consument.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan de consument deze toestemming intrekken volgens de toepasselijke procedures.

7. Betalingen en transactiegegevens

Betalingstransacties kunnen worden verwerkt door banken, betaalnetwerken of externe betaaldienstverleners.

Vintagefibers vraagt consumenten niet om via normale e-mail de volgende gegevens te verstrekken:

  • Het volledige kaartnummer;

  • De CVV-code;

  • Volledige beveiligingsgegevens van de betaalkaart.

Voor vragen over een mislukte betaling, mogelijke dubbele afschrijving of terugbetaling kan de consument de volgende informatie verstrekken:

  • Bestelnummer;

  • Datum van de transactie;

  • Bedrag van de transactie;

  • Een schermafbeelding of andere informatie die helpt om het probleem te beschrijven.

Voor het versturen dienen het volledige kaartnummer, de CVV-code en andere niet-noodzakelijke gevoelige betaalgegevens onleesbaar te worden gemaakt.

Voor meer informatie wordt verwezen naar het afzonderlijke Betalingsbeleid (Payment Policy) op de website.

8. Verzending, logistiek en klantenservice na aankoop

Vintagefibers verzendt producten vanuit een magazijn in de Verenigde Staten naar consumenten in Nederland.

Voor de uitvoering van de levering kunnen gegevens worden gedeeld met de betrokken vervoerder, waaronder:

  • Naam van de ontvanger;

  • Bezorgadres;

  • Telefoonnummer;

  • Bestelinformatie die noodzakelijk is voor het transport.

Volgens de huidige logistieke organisatie kunnen de gebruikte vervoerders onder andere omvatten:

  • FedEx;

  • UPS;

  • DHL.

Wanneer een consument problemen meldt zoals vertragingen, transportschade, retourzendingen of andere verzoeken na aankoop, kunnen gegevens zoals het bestelnummer, verzendinformatie, communicatie en door de consument verstrekte documenten worden verwerkt om de situatie te beoordelen.

9. Cookies en vergelijkbare technologieën

Vintagefibers kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken afhankelijk van de daadwerkelijke configuratie van de website.

Cookies kunnen worden gebruikt voor:

  • De essentiële werking van de website;

  • Winkelwagen- en afrekenfuncties;

  • Het onthouden van voorkeuren;

  • Analytische functies, indien geactiveerd;

  • Marketing- of advertentiefuncties, indien geactiveerd.

Niet-noodzakelijke cookies waarvoor vooraf toestemming vereist is, worden alleen geplaatst nadat de consument hiervoor toestemming heeft gegeven.

De consument kan de beschikbare cookie-instellingen op de website gebruiken om voorkeuren te accepteren, weigeren of wijzigen.

Voor meer informatie wordt verwezen naar het afzonderlijke Cookiebeleid (Cookie Policy).

10. Dienstverleners en andere ontvangers van gegevens

Om de aangeboden diensten uit te voeren, kunnen bepaalde persoonsgegevens worden gedeeld met partijen die specifieke werkzaamheden uitvoeren.

Deze ontvangers kunnen onder andere omvatten:

  • Betaaldienstverleners en financiële instellingen;

  • FedEx, UPS, DHL of andere vervoerders die daadwerkelijk voor een bestelling worden gebruikt;

  • Hostingproviders en technische dienstverleners;

  • Dienstverleners die betrokken zijn bij orderbeheer, websitebeveiliging of klantenservice;

  • Overheidsinstanties wanneer gegevensverstrekking wettelijk verplicht is.

De gedeelde gegevens worden beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienst.

Afhankelijk van de rol en de uitgevoerde diensten kunnen sommige leveranciers persoonsgegevens verwerken namens VINTAGE FIBERS LLC, terwijl andere partijen voor bepaalde activiteiten als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke kunnen optreden. In dergelijke gevallen kan de verwerking ook worden geregeld door het eigen privacybeleid en de toepasselijke regels van deze partijen.

Vintagefibers vermeldt in dit beleid geen namen van dienstverleners waarvan niet is vastgesteld dat deze daadwerkelijk door de website worden gebruikt.

11. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

VINTAGE FIBERS LLC is gevestigd in de Verenigde Staten, terwijl Vintagefibers diensten aanbiedt aan consumenten in Nederland. Hierdoor kunnen bepaalde persoonsgegevens in de Verenigde Staten worden verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, worden de vereiste maatregelen toegepast volgens de toepasselijke regelgeving voor de betreffende doorgifte.

De toepasselijke waarborgen zijn afhankelijk van de ontvanger, de locatie van de verwerking en het juridische mechanisme dat daadwerkelijk wordt gebruikt.

Vintagefibers verklaart geen specifiek overdrachtsmechanisme wanneer dit niet daadwerkelijk is gecontroleerd of van toepassing is.

Voor vragen over de internationale verwerking van persoonsgegevens kan de consument contact opnemen via:

E-mail:
info@vintagefibers.com

12. Bewaartermijn en verwijdering van gegevens

Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en voor het voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen.

De bewaartermijn kan afhankelijk zijn van:

  • Het afronden van de bestelling;

  • Levering en tracking van producten;

  • Retourzendingen, terugbetalingen en klantenservice;

  • Registraties van communicatie met de klantenservice;

  • Betalingscontroles;

  • Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;

  • Het behandelen van geschillen;

  • Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van wettelijke rechten.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen andere wettelijke grondslag bestaat voor verdere bewaring, kunnen deze worden verwijderd, geanonimiseerd of volgens passende procedures worden verwerkt.

Omdat verschillende soorten gegevens onder verschillende bewaartermijnen kunnen vallen, wordt in dit beleid geen uniforme bewaartermijn voor alle gegevens vastgesteld.

13. Beveiliging van gegevens

Vintagefibers neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen risico’s zoals ongeautoriseerde toegang, verlies, wijziging of ongepaste openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder andere omvatten:

  • Beheer van toegangsrechten en autorisaties;

  • Bescherming van gegevens tijdens overdracht;

  • Beperking van toegang tot persoonsgegevens voor personen of dienstverleners die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben;

  • Passend beheer van bestel- en klantenservicegegevens;

  • Controle op ongebruikelijke activiteiten binnen de website of transacties.

Geen enkel systeem voor gegevensoverdracht via internet of elektronische opslag kan volledig zonder risico worden gegarandeerd. Daarom biedt Vintagefibers geen absolute garantie voor volledige beveiliging.

De consument wordt geadviseerd om eigen apparaten, e-mailaccounts, gebruikersaccounts en eventuele inloggegevens zorgvuldig te beschermen.

14. Rechten van Nederlandse consumenten en gegevens van minderjarigen

Wanneer de voorwaarden van de AVG/GDPR van toepassing zijn, kunnen consumenten hun rechten uitoefenen, waaronder:

  • Recht op inzage: informatie verkrijgen over de persoonsgegevens die worden verwerkt;

  • Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;

  • Recht op verwijdering: verzoeken om verwijdering wanneer aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan;

  • Recht op beperking van verwerking: verzoeken om beperking van bepaalde verwerkingen;

  • Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking;

  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid: bepaalde persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat wanneer dit van toepassing is;

  • Recht om toestemming in te trekken: toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Verzoeken kunnen worden verzonden naar:

E-mail:
info@vintagefibers.com

Wanneer noodzakelijk kan Vintagefibers redelijke maatregelen nemen om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Formele verzoeken met betrekking tot privacyrechten worden behandeld binnen de termijnen die zijn vastgesteld door de toepasselijke regelgeving.

De normale klantenservice-reactietijd van 24 uur betekent niet dat alle privacyverzoeken binnen dezelfde termijn volledig moeten worden afgehandeld.

Vintagefibers richt zich niet specifiek op personen jonger dan 18 jaar en heeft niet als doel bewust persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen.

Een ouder of wettelijke vertegenwoordiger die vermoedt dat een minderjarige onterecht persoonsgegevens heeft verstrekt, kan contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

15. Klachten, contact en wijzigingen van het privacybeleid

Voor vragen over dit privacybeleid of voor het uitoefenen van privacyrechten kunnen consumenten contact opnemen met:

Verwerkingsverantwoordelijke:
VINTAGE FIBERS LLC

Naam van de website:
Vintagefibers

Adres:
576 KYLAR DRIVE, PALM BAY, FL 32907, Verenigde Staten

Telefoon:
+1 (305) 531-1482

E-mail:
info@vintagefibers.com

Openingstijden klantenservice:
Maandag tot en met vrijdag, 08:00 tot 18:00 uur (Eastern Time, VS).

Normale vragen die op werkdagen worden ontvangen, worden doorgaans binnen 24 uur beantwoord.

Wanneer de consument van mening is dat de verwerking van persoonsgegevens een probleem veroorzaakt, kan contact worden opgenomen met Vintagefibers voor uitleg of om privacyrechten uit te oefenen.

De consument heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Voor privacykwesties in Nederland kan de consument contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Het indienen van een klacht bij een toezichthouder beperkt geen andere rechten of rechtsmiddelen die de consument volgens de toepasselijke regelgeving kan hebben.

Vintagefibers kan dit privacybeleid aanpassen wanneer wijzigingen plaatsvinden in de verwerkingsactiviteiten, technische configuratie, dienstverleners, operationele processen of toepasselijke wettelijke vereisten.

De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Wanneer een wijziging een nieuwe toestemming of een specifieke kennisgeving vereist, worden de vereiste maatregelen volgens de toepasselijke regelgeving genomen.

Voor meer specifieke informatie over afzonderlijke activiteiten kan de consument ook de volgende beleidsdocumenten raadplegen:

  • Cookiebeleid (Cookie Policy);

  • GDPR/AVG-beleid;

  • Betalingsbeleid (Payment Policy);

  • Verzendbeleid (Shipping Policy);

  • Retour- en terugbetalingsbeleid (Return & Refund Policy).